8 grunde til ikke at vælge Excel som vedligeholdelsessystem

Mindre virksomheder skal, ligesom større virksomheder, udføre tilbagevendende vedligeholdelsesarbejde.

Nogle af disse forsøger at administrere vedligeholdelse ved at oprette en Excel-fil, der opdaterer celler, når en maskine når sit tidsmæssige vedligeholdelsesinterval.

Ambitionen er rigtig, men hvordan går det i praksis?

Næsten alle virksomheder har Excel som en fast del af deres standardsoftware, hvilket kan være en af ​​grundene til, at valget falder på netop det program.

Der er dog klare mangler ved at bruge Excel til at håndtere vedligeholdelse og disse mangler er værd at kende. Vi har lavet en liste med de mest almindelige mangler, som du bør kende til, inden du begynder at bruge Excel som vedligeholdelsessystem.

Oprettelse af et Excel-ark med grundlæggende forebyggende vedligeholdelsesfunktioner tager tid. Tiden det tager at komme i gang varierer naturligvis afhængigt af anlæggets omfang og hvor avancerede Excel-brugere man er, men et eller andet sted skal grundbetingelserne være på plads og opstartstiden er som oftest længere end man lige skulle tro.

Under alle omstændigheder skal alt udstyr oprettes, forebyggende arbejde skal lægges ind og der skal oprettes funktioner for vedligeholdelsesintervaller. Excel kan ikke håndtere skabeloner for tilbagevendende objekter såsom pumper og motorer og den vedligeholdelse, der følger med.

En anden stor udfordring er, at det ikke er muligt at håndtere afhjælpende og forebyggende vedligeholdelse i samme Excel-fil. En almindelig løsning på dette er at styre de to vedligeholdelsestyper i forskellige dokumenter.

Herved får man spredte informationskilder og to parallelle anlægs-registre. Overskuelighed er således en af de første mangler, der komplicerer styringen af vedligeholdelsen. Og der er flere udfordringer, for eksempel når det er nødvendigt at ændre vedligeholdelsesplanen.

Et andet vigtigt aspekt er, hvordan man skal gribe det an, når man hurtigt vil se historisk arbejde for eventuelt at ændre den næste vedligeholdelse. Det enkle svar er, at det kræver store mængder tid at søge efter og opdatere informationen.

Vedligeholdelse handler altid om planlægning. Og planlægningsdelen er helt afhængig af adgang til opdateret og relevant information. Information kan bl.a. være historisk arbejde og værdifulde erfaringer, der i en Excel-styring ender i ældre versioner af dokumentet.

Brugeren skal således hoppe ind og ud af flere forskellige filer for at kunne danne sig et indtryk af tidligere arbejde og forstå den aktuelle arbejdsordrebeholdning. Opdateret information og hurtige opgørelser er en forudsætning for at kunne planlægge og styre ud fra en situation, der er i konstant forandring.

Komplette arbejdsordrelister i kombination med brugerkalendere er derfor vigtige for at kunne planlægge de forskellige opgaver på en effektiv måde.

Manglen på klarhed følger også med opfølgningsfasen. Det er uhyre vanskeligt at vide, hvor forbedringerne skal findes, når Excel arket ikke kan præsentere en hurtig oversigt over, hvordan forretningen klarer sig. Dette fører igen til fortsat manglende planlægning, manglende nøjagtighed i budgetarbejdet og manglende evalueringer af maskinernes pålidelighed.

Som nævnt, afhænger god vedligeholdelse af information. Information er vigtig for, at brugerne kan udføre vedligeholdelsen korrekt. Åbning og adgang til information i et Excel-ark på en smartphone er ikke særlig praktisk, og det er ikke altid muligt at have en computer med sig i marken. Brugeren har brug for hurtig adgang til vedligeholdelsesinstruktioner, skitser og videolinks. Bilagene bør vedhæftes arbejdsordren på en overskuelig måde, hvilket er meget svært at opnå i Excel.

Arbejdet som vedligeholdelseskoordinator eller vedligeholdelsesleder kræver hjælp fra en reservehjerne, der aldrig glemmer noget. Reservehjernen skal fortælle dig, når tidspunktet for vedligeholdelse nærmer sig, hvilke dele du skal bestille, og hvilke arbejdsordrer der er forsinket.

For at få styr på situationen har du brug for påmindelser, der gør både planlæggere og de som skal udføre arbejdet opmærksomme på, hvor der er behov for planlægning, eftersyn, udskiftning og genopfyldning på lageret. Risikoen for, at noget falder mellem to stole i Excel er overhængende netop pga. manglen på meddelelser.

Regnearket vil ikke påminde dig, når vigtige begivenheder indtræffer, og endnu mindre vise det som en mail i din indbakke.

En anden tidskrævende aktivitet at huske på er mængden af tid, der kræves for at holde Excel-ark opdaterede og i brugbar stand. En relationsdatabase indebærer jo netop at hvis noget ændres et sted har det effekt et andet sted – og bør således også ændres det andet sted i Excel. Det er programmeringsarbejde.

Du risikerer altså at miste information, som bør gemmes, når et job er udført. Den information kan i fremtiden være med til at forhindre dyre driftsstop. Ofte er det kun en enkelt person, der står for vedligeholdelsen i Excel. Hvis vedkommende skifter job, vil dette derfor ligeledes have en direkte negativ indvirkning, da virksomheden bliver meget personafhængig.

Excel indeholder funktioner til præsentation af data i forskellige typer diagrammer. Excel mangler dog færdige funktioner til at sammensætte dine nøgletal knyttet til vedligeholdelse. Derfor skal du konfigurere hvert enkelt dataudtræk og konfigurere, hvordan dine data skal præsenteres. I et system som Idus kan man derimod køre færdige rapporter med simpel sortering for forskellige vedligeholdelsesintervaller.

Excel er et stærkt værktøj med gode funktioner til at indsamle information, summere og præsentere. Men når det kommer til at samle og samtidig distribuere information, der kræver konstante opdateringer, bliver manglerne tydelige.

Det vil også tage meget tid at holde filerne opdaterede og funktionelle. Her er det op til dig at overveje, om administrationstiden kan bruges bedre andre steder, eller om den faktisk er den ekstra tid værd.

Hvis vedligehold er en forudsætning for, at din virksomhed kan fungere, bør du kigge på et rigtigt vedligeholdelsessystem, før du beslutter dig for at investere din tid i Excel.

Et vedligeholdelsessystem indeholder færdige funktioner til anlægsregistre, forebyggende og afhjælpende vedligeholdelse, aktivitetslister, modtagerkalendere samt statistik og opfølgning. Man kan klikke på dokumenter direkte på udstyret eller som en separat fane på en arbejdsordre.

I kan starte med én enkelt bruger og udvide efter behov. Prisen for en bruger er ikke meget højere end for dit mobilabonnement. Alt efter størrelsen på anlægget kan du være i gang med de grundlæggende funktioner på få dage og i lidt større virksomheder på 3-5 dage.

Hvis du derudover allerede er begyndt at dokumentere vedligeholdelsen i Excel, kan du nemt importere strukturen til Idus.

Der er derfor grund til at teste et vedligeholdelsessystem uanset størrelsen på anlægget og virksomheden. Så vent ikke. Bliv forandringsleder for din virksomhed og kom i gang med dit vedligeholdelsessystem.